Insourcing Rechnungswesen

Rechtzeitig vor der Geschäftsreise erhielt sie die Zwischenbilanz. Im Flug nach London studierte sie die Zahlen. Der Wert im Aufwand konnte unmöglich stimmen.  Das Ergebnis ebenso wenig.

Morgen früh wird sie bereits den Termin haben. Eine Firma in London. Für die Projektunterlagen hatte sie einige Wochenenden geopfert. Ihr Team bereitete sich schon auf die Feier vor.  Und ihr Mann hat es ebenso verdient. Schließlich verwöhnte er sie über einige Wochenenden hinweg mit den feinsten Gemüsesuppen und Reisgerichten.

Sie musste diese Firma als Kooperationspartner gewinnen. So ein aufregendes Projekt. Die frühe Ankunft am Abend wollte sie für einen Ausflug an die Küste nutzen. Um sich mit dem wundervollen Blick  auf das Meer, dem Rauschen der Wellen und dem Kreischen der Möwen, auf das Projekt mit dieser Firma einzustimmen. Denn dort soll gedreht werden.

Anstatt ans Meer zu fahren, verdrückte sie sich aufs Hotelzimmer und klappte ihr Notebook auf. Sie suchte die vorletzte Zwischenbilanz heraus, um die  Änderungen zu prüfen.  Es wurde wohl ein Null zu viel eingetippt, was den Aufwand unrealistisch in die Höhe schnellen ließ! Sie bereitete also mit den richtigen Zahlen selbst eine korrigierte Bilanz vor. 

Der Kooperationspartner entschied sich zum Glück für ihr Unternehmen. Das Erste, was sie nach der Feier tat, war die Entscheidung zu fällen, ihr Rechnungswesen in ihr Unternehmen zu holen.  Das Zweite,  ihrem Mann ein feines italienisches Abendessen zu kochen.  Es duftete köstlich nach Apfelstrudel aus Südtirol, den er so mochte:  Strudel di mele. Der mit den Pinienkernen. 

Ihr Unternehmen ist in den letzten Jahren von einem Ein-Personen-Unternehmen zu einem Unternehmen mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern herangewachsen. Auch deshalb musste sie mehr Wartezeit einplanen, wenn sie eine Zwischenbilanz wollte.

Wenn die Daten im Unternehmen aufbereitet werden, fallen Schnittstellen weg – und damit auch Fehlerquellen.  Sie kann Prozesse optimieren und das stärkt auch die Kernprozesse.

Das nächste Mal wird sie nur ihr Notebook aufklappen und die aktuellen Zahlen am Schirm haben.  Und danach den Ausflug an die Küste nachholen. – Das Meer rauschen hören und die unendliche Weite genießen.

Insourcing Steps

„Ja schon, aber dann muss ich jetzt entscheiden, welche Software ich nehme? Und dafür habe ich echt keine Zeit!“

„Wir machen das in dem Tempo, wie es für Sie und Ihr Unternehmen passt.“

„Wie lange brauchen wir dafür?“

„Zuerst analysiere ich die Daten und die derzeitigen Abläufe. Danach sehen wir, was wir optimieren können. – Und wie. Und dazu benötige ich von Ihnen momentan nur die Informationen.“

„Ja, das können Sie alles haben.“

„Ob und welche Software Sie für Ihre Rechnungswesenprozesse dazu nehmen, das sehen wir im nächsten Schritt.“ 

„Und das Operative? Wer macht das dann am Anfang?  Kommenden Sommer möchte ich nämlich endlich wieder einmal mit meiner Familie Urlaub machen!“

„Das werden Sie! Es ist möglich und sogar gut, wenn ich die Prozesse vorab abwickle und parallel dazu Ihre Mitarbeiter einschule.“

„Ja, die Richtung, aus der der Wind bläst, gefällt mir.  Ich freue mich schon auf den Sommer. Ich höre schon das Meer rauschen.“

 

 

 

Warum Insourcing?

„Ich will damit nichts zu tun haben. Mir ist wichtig, dass es läuft. Wie, ist mir egal! Jedenfalls so viel wie bisher kann das nicht kosten.“

„Was ist zu tun?“

„Wir haben praktisch keine großartigen Dinge. Ein paar Banken sind zum Aufbuchen und die wenigen Rechnungen, die wir bekommen, sind auch schnell erledigt.“

„Und wie fakturieren Sie?“

„Ganz einfach in Word und  Excel.“

„Wie kommen die Rechnungen dann in die Buchhaltung?“

„Naja, stimmt, die müssen auch gebucht werden. Aber das sind höchstens zwanzig im Monat.“

„Nur innerhalb Österreich? B2B oder B2C? Oder auch in die EU oder ins Drittland?

„Ja, grundsätzlich ist da alles dabei.“

„Auch Fremdwährungen? Und haben Sie Banken in fremder Währung?“

„Ja, – schon. Da wird mir auch immer gesagt, dass das sehr Zeit intensiv sei. Aber ich glaub das einfach nicht. Heute kann man doch schon alles automatisieren.“

„Haben Sie schon mit Ihrer Bank gesprochen? Wie sie zu den elektronischen Daten kommen können?“ 

„Ich hab kein Zeit dafür. Bitte, –  ich will damit nichts zu tun haben. Ich muss mich um die Projekte kümmern und dass das Unternehmen läuft. Können Sie das alles einrichten?“

„Wir können es so aufbauen, dass alles, was elektronisch möglich ist, auch umgesetzt wird.“

„Das klingt gut. Denn ich benötige die Ergebnisse aus der Buchhaltung aktuell für meine Entscheidungen.“

„Wie kommen Sie momentan zu Ihren Zahlen?“

„Ich frage per e-mail an, ob der Kunde A schon bezahlt hat und erhalte tagelang keine Antwort. Wenn ich dann anrufe, erfahre ich erst, dass der Mitarbeiter krank ist.“

„Aha.“

„Und ich komme mir vor wie auf einer menschenleeren Weide, auf der mir auch noch der Wind um die Ohren bläst. Und mir mein Taschentuch aus der Hand reißt, wenn ich versuche meine tränenden Augen zu beruhigen. “

„Dann muss ich unvorbereitet ohne Zahlen in eine Projektsitzung gehen. Oft erfahre ich viel zu spät, wenn ein Kunde zahlungssäumig ist. Ich muss wissen, wie ich kalkulieren kann und ob sich ein Projekt rechnet.“

„Wenn ich dann auch noch sehe, dass mir mein Telefonat, in dem ich nur erfahren habe, dass der Mitarbeiter krank ist, auch noch verrechnet wird, dann brauche ich gleich noch ein Taschentuch, um mir meinen Schweiß von der Stirn zu wischen!“

„Wenn es Recht ist,  komme ich nächste Woche Montag um 10 Uhr zu Ihnen. Wir optimieren die Prozesse und holen Ihr Rechnungswesen ins Unternehmen zurück.  Dann brauchen Sie nur Ihr Notebook aufmachen, und haben die aktuellen Zahlen am Display. „

„Ja. Danke, der Termin passt. “